Adrodd Cwyn

GWEITHDREFN GWYNION

1.0   CYFLWYNIAD

Mae Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales yn amcanu i ddarparu gwasanaethau o safon uchel i’n dysgwyr a’n haelodau ac i’r sefydliadau yr ydym yn gweithio mewn partneriaeth â hwy.

Rydym yn ymrwymedig i ddarparu gwasanaeth o safon uchel ac i wella ac ymestyn yr hyn a gynigiwn yn barhaus. Fodd bynnag, cydnabyddwn efallai y bydd adegau pan fydd pethau yn mynd o’i le. Weithiau mae’n bosib y byddwch yn anfodlon gyda’r ffordd yr ydym wedi gweithredu ein polisïau neu gyda’r gwasanaethau yr ydych wedi eu derbyn. Mae’n bwysig eich bod yn dweud wrthym pan fydd hyn yn digwydd  fel y gallwn ymdrînâ’r broblem a godwyd gennych ar fyrder. Mae adborth yn ein helpu’n wirioneddol i wella ansawdd ein gwaith.

Mae’r weithdrefn hon wedi ei bwriadu ar gyfer dysgwyr, aelodau a phartneriaid. Caiff achwynion staff eu delio o dan y weithdrefn Achwynion. Dylid codi pryderon yn ymwneud a diogelu posib gan ddefnyddio Polisi Diogelu’s sefydliad.

Gallwch gwyno dan y weithdrefn yma os ydych yn teimlo:

  • Bod y gwasanaeth rydych chi wedi ei dderbyn gan Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales wedi methu bodloni ein safonau gwasanaeth
  • Nad ydych wedi cael eich trin yn unol â’n polisïau a gweithdrefnau
  • Eich bod yn anhapus gydag ymddygiad ein staff
Bydd cwynion yn cael eu rheoli yn unol â Chanllawiau Arfer Da Llywodraeth Cymru ar gyfer Darparwyr Addysg Bellach a Darparwyr Dysgu yn y Gwaith, a bydd y copi ohono yn cael ei ddarparu gyda’r Weithdrefn Gwyno fel bo’n briodol.

Rydym yn adolygu natur a nifer holl gwynion yn gyson. Mae monitro ac adolygu cwynion yn cyfrannu at ein proses hunanasesu sy'n arwain at ansawdd well o wasanaeth.

2.0   GWEITHDREFN

2.1 CAM 1(Cam Anffurfiol)

Os ydych yn anhapus ynghylch unrhyw un o’n gwasanaethau, rydym yn ymrwymo i ddelio â’r mater yn gyflym ac yn effeithiol. Fel cam cyntaf, rydym yn cynnig eich bod yn cysylltu gyda’r aelod o staff dan sylw i weld os gellir datrys y broblem yn foddhaol i chi. Bydd staff Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales yn gwneud popeth o fewn eu gallu i unioni’r cam, gan gynnwys adolygu gweithdrefnau i rwystro problemau rhag digwydd eto. Cydnabyddir y cysylltiad o fewn 5 diwrnod gwaith. Bydd yr aelod o staff yn ceisio datrys y mater o fewn 10 diwrnod gwaith ac yn ystod y cyfnod hwnnw bydd copi o’r Weithdrefn Gwynion ar gael i chi. Os na fydd y mater wedi ei ddatrys yn foddhaol i chi erbyn hnynny, gallwch wneud cwyn swyddogol ysgrifenedig i’r Pennaeth Gwasanaethau Dysgwyr ac Adnoddau Dynol (y Swyddog Cwyno Dynodedig)

2.2 CAM 2 (cam Ffurfiol)

Bydd cwynion o natur ddifrifol neu gymhleth, lle mae angen mwy o ystyriaeth ac ymchwiliad cyn cyrraedd datrysiad, yn cael eu trin dan gam ffurfiol y weithdrefn.

Yn ychwanegol, os nad ydych wedi eich bodloni gyda’r ymateb a ddarparwyd yng Ngham 1, gallwch gynnyddu eich cwyn i Cam 2 gan ysgrifennu at Pennaeth Gwasanaethau Dysgwyr ac Adnoddau Dynol yn 7 Iard y Cowper, Ffordd Curran, Caerdydd CF10 5NB. Cydnabyddir derbyn eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith gan y Pennaeth Gwasanaethau Dysgwyr ac Adnoddau Dynol

Bydd y Pennaeth Gwasanaethau Dysgwyr ac Adnoddau Dynol yn trefnu ymchwiliad i’r mater a godwyd ac yn darparu ymateb i chi am eich cwyn o fewn 10 diwrnod gwaith.

2.3 CAM 3

Os nad ydych wedi eich bodloni gyda’r ymateb a ddarparwyd yng Ngham 2, gallwch gyfeirio’ch cwyn at y Prif Weithredwr. Dylech ysgrifennu at y Prif Weithredwr Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales, 7 Iard y Cowper, Ffordd Curran, Caerdydd CF10 5NB, gan egluro’ch cwyn cychwynnol a pham y teimlwch bod yr ymateb i’ch cwyn yn anfoddhaol. Cydnabyddir derbyn eich llythyr o fewn 5 diwrnod gwaith gan yr Prif Weithredwr.

Bydd y Prif Weithredwr yn ymchwilio ymhellach i’r mater a godwyd gennych ac yn darparu ymateb i chi am eich cwyn o fewn 10 diwrnod gwaith.

2.4 CAM APÊL

Os nad ydych yn teimlo bod ymateb y Prif Weithredwr yng Ngham 3 yn dderbyniol, mae gennych yr hawl i ofyn am gyfeirio eich cwyn at panel apél.  Rhaid cyflwyno apeliadau I Bennaeth Gwasanaethau Dysgwyr ac Adnoddau Dynol o fewn 15 diwrnod o dderbyn yr ymateb i ymchwyliad Cam 2.

Bydd y panel apél yn cynnwys aelodau penodedig o Gorff Llywodraethu Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales. Gall y Prif Weithredwr gyfeirio cwynion i’r panel hefyd. Cewch eich hysbysu o ddyddiad cyfarfod y panel a fydd yn ymgynnull fel arfer o fewn 15 diwrnod gwaith o’r atgyfeiriad.

Cewch eich hysbysu o benderfyniad y panel o fewn 5 diwrnod gwaitho’r cyfarfod.

Mewn achos o gwyn gan unigolyn neu sefydliad sydd ddim yn aelodau o Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales, mae penderfyniad y panel yn derfynnol.

Mae hawl gan aelodau Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales i godi unrhyw fater mewnperthynas â rheolaeth a gweinyddiaeth y sefydliad yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol, ar yr amod bod gweithdrefnau cywir wedi eu dilyn. Fel arfer, cynhelir CCB  Addysg Oedolion Cymru I Adult Learning Wales ym mis Mawrth. Cysylltwh gyda’r Prif Weithredwr o leiaf 8 wythnos cyn dyddiad y cyfarfod os gwelwch yn dda am gyngor ar pa gamau i’w cymryd.

3.0 DEFNYDD O’R IAITH GYMRAEG

Byddwn yn ymdrin â cwynion am yr iaith Gymraeg ac ein cydymffurfiaeth â safonau cyflenwi gwasanaethau a safonau gweithredu sydd wedi eu cymhwyso i ni yn unol â hysbysiad cydymffurfio â’r iaith Gymraeg yn unol â’n gweithdrefn cwynion sefydliadol (neu weithdrefn cwyno os yw'r achwynydd yn gyflogai)

Mae gan ddysgwyr, aelodau a phartneriaid yr hawl i godi cwyn o dan y weithdrefn hon yn Gymraeg os dymunant. Bydd y sefydliad yn ymateb i unrhyw gwynion a gyflwynir yn Gymraeg yn yr un iaith, ac fel rhan o'r ymateb hwn byddwn yn hysbysu'r cyflogai o'u hawl i ddefnyddio'r Gymraeg yn ystod y broses gwyno.

Byddwn yn gofyn a hoffem ddefnyddio'r Gymraeg mewn unrhyw gyfarfod ymchwilio sy'n ymwneud â chwyn. At y diben hwn, efallai y bydd angen i ni ddefnyddio gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o'r Gymraeg i'r Saesneg yn y cyfarfod hwnnw.

Byddwn yn hysbysu unigolion yn y Gymraeg am unrhyw benderfyniadau a wnaed gennym mewn perthynas â chwyn a wneir ganddynt, os yw'r aelod hwnnw o staff wedi gwneud y cŵyn yn Gymraeg; wedi ymateb yn Gymraeg i gwyn a wneir amdanynt, neu wedi gofyn i ddefnyddio'r Gymraeg mewn cyfarfod ynghylch y gwyn.

Byddwn yn darparu hyfforddiant i bobl ble mae’n ofynnol iddynt gymryd rhan mewn cyfarfodydd yn ymwneud â chwynion ar sut i ddefnyddio'r Gymraeg yn effeithiol yn y cyfarfodydd hyn.

Mewn absenoldeb rheolwr ar gael yn gallu siarad Cymraeg i ymchwilio i gŵyn, byddwn yn ymgysylltu â pherson cymwys sy'n gallu hwyluso'r weithdrefn trwy gyfrwng y Gymraeg ac yn gweithredu i fodloni gofynion y weithdrefn.



Gwybodaeth Cyswllt

Cyfeiriad

Addysg Oedolion Cymru | Adult Learning Wales
7, Iard y Cowper
Ffordd Curran
Caerdydd  CF10 5NB

Ffôn

03300 580845


arrow_upward